Robert French posted a question on Pr Open Mic, asking about how and if faculty members are using PRX Builder.

I did not know about the software so I tested it. PRX Builder is a tool that makes it easier to issue a Social Media Release. It provides a good user interface and the end result takes into account both Social Media Optimization and Search Engine Optimization. It does this by using tags, content description and a few other features.

And no, my teachers never used such tools. But I have been faced with similar software applications and PRX Builder is the easiest one to use so far.

At the same time I never felt that previous experience was much of a factor in evaluating or using such tools. So allow me to broaden the scope of Robert’s question: Should we include Public Relations software like PRX Builder in the curriculum of a PR course?

My answer is yes, but I don’t think it’s the most important factor. I finished my college degree and the most I got to learn was HTML. Everything else I had to learn by myself: CSS, a bit of php, and a lot of Search Engine Optimization.

Along the way I also came to realise that new toys come and go. But instead of sticking to what works, I find it’s better to keep an eye out for what’s new and at least try it.

This approach means we need to teach PR students what is important in a webpage. Not just in terms of Social Media Optimization, also in regards to the publishing workflow, archiving features and overall flexibility of the tool.

We also need to keep an eye out for new technology that will change the way we work in PR. RSS Feeds are a perfect example on how a simple technology changed the way we look at a press release.

And next we will probably see XPRL changing the daily routines of the PR office.

Along side XPRL, we will probably see new search engine optimization techniques applied to public relations as a result of the semantic web. Granted that it probably won’t affect much of our workflow, but how will this affect PRX Builder and similar tools?

So yes, PR students should play around with the software. But what they need the most is knowledge and expertise that will allow them to evaluate how the web changes and how it affects PR. Because as a result new tools will come along. And they won’t necessarily be better, only different.

Cristina Marques Fernandes publicou um post no blog Protocolo PT onde dá alguns conselhos sobre a elaboração de um press release.

Achei boa ideia chamar à atenção visto que toca em alguns pontos que não mencionei aqui no blog.

• Como cozinhar um press release
• Introdução aos novos press release

O habitual press release é bastante simples. Titulo, corpo do texto, sem fotos e em times new roman.

Na Wikipedia encontram uma boa explicação dos elementos de um press release.

Não é mau e pelos vistos faz o serviço. Às vezes até interessa que o jornalista tenha pouca informação, para o obrigar a contactar-nos. Por isso é que um press release tem sempre os dados de contacto no final.

Mas o fax já não é Rei. Podemos fazer uma série de coisas para levar a informação às redacções.

Portanto ficam aqui dois exemplos. O primeiro é um press release mais tradicional, o segundo pertence ao Cenas a Pedal.

A única critica que poderia fazer ao press release do Cenas a Pedal, é que já está escrito com os cuidados de uma notícia. Geralmente o press release tem apenas os factos frios. Por outro lado, isso ajuda a que quem o lê entenda um bocadinho do que se trata a empresa. É completamente válido por se tratar de uma marca pouco conhecida.

Outra abordagem para os press releases, é a criação de versões online que são mais fáceis de usar por bloggers e outros criadores de conteúdo que não são jornalistas. É o chamado Social Release que já foi falado aqui no blog.

Do meu ponto de vista, a estrutura de um bom press release deve ser adaptada ao objectivo. Para um blogger eu nunca ia enviar o típico press release. Em vez disso acrescentava-lhe links para facilitar a pesquisa. E se possível até incluia algumas fotos, como aparece no segundo exemplo.

E se o press release se destinasse a um podcast?

Podia ser interessante mencionar a possibilidade de realizar entrevistas por telefone/skype ou qualquer outro meio. Mas é importante que esta informação adicional não apareça misturada com os factos. A estrutura do press release deve ser clara nesse aspecto.

E como é que podíamos criar um press release para video casts?

É mais fácil do que imaginamos à partida. Pode ser algo tão simples como criar um canal no youtube com o nome da empresa e oferecer o acesso ao ficheiro original.

Hoje vou falar-vos de Merlin Mann e outros bloggers que eu coloco no topo da lista quando penso em influência na blogosfera.

Este Merlin não tem nada a ver com o rei Artur, mas pelo que li na biografia podia ter sido ele a arrancar a espada da pedra. Sempre o vi como simples e sincero, alguém que tinha ganho reputação através dos blogs e foi assim que chegou à fama de hoje.

Tem um blog e participa em programas onde aborda temas como a web 2.0 e a produtividade pessoal. O chamado culto Getting Things Done (GTD) de David Allen. Como resultado, as pessoas identificam-se com ele e atribuem-lhe um papel de autoridade em produtividade pessoal.

Recentemente, ele publicou esta foto.

If you want I can send over my blacklist of PR firm domains that I use to auto-delete messages;

Reparem ainda nos comentários. Um deles vem de uma blogger do website www.lifehacker.com, Gina Trapani. O lifehacker é o quinto nos rankings do technorati e aborda os mesmos temas que Merlin Mann.

Isto para dizer que estes e outros bloggers são inundados com e-mails de firmas de relações públicas. Mas não se tratam de jornalistas, são produtores de conteúdos que se apoiam na comunidade em que estão inseridos para procurar novidades. Também não têm os recursos para lidar com toda a informação que recebem, como acontece nas redacções.

Por isso enviar-lhes um press release por e-mail não vale de nada. Se não for apanhado pelo filtro de spam o destinatário trata de o apagar. E pior, começa a formar-se uma aversão compreensível aos profissionais de relações públicas.

Uma das formas de reagir a isto é repensar todo o modelo de press release. Orientá-lo completamente para as necessidades dos novos media. Outra opção é concentrar os nossos esforços em criar uma relação de confiança antes de sequer tentar enviar um comunicado.

Ingredientes:

• Pesquisa bem feita dentro e fora da empresa
• Visão clara do que interessa ao jornalista
• Lista de contactos relevante

Utensilios necessários

• Folha de papel A4
• Fotografias e outros elementos de imagem como gráficos e cronogramas (opcional)
• Citações relevantes (opcional)

Modo de preparação

O nosso press release deverá ser apresentado na folha A4, mas temos de evitar carregá-la de texto e imagens.
É mais importante que a mensagem passe e o jornalista se interesse do que a quantidade de informação disponibilizada.

O primeiro passo é reunir o resultado da Pesquisa. Esta Pesquisa deve ser cultivada diariamente, não basta realizá-la quando é altura de enviar um comunicado de imprensa.

Em altura de crise temos menos tempo para cozinhar o press release e a pesquisa é sem dúvida o processo mais demorado. Se o nosso press release seguir um template, melhor. Os templates garantem que o comunicado será identificado por quem já os recebeu antes e geralmente facilitam a leitura.

Tendo todos os ingredientes à mão, vamos dispor a informação em parágrafos claros. Uma sugestão para tornar o texto mais legível é recorrer a subtitulos e colocar legendas nas imagens que forem usadas.

A web 2.0 ensinou-nos que a organização não precisa de ser hierárquica. Podemos organizar-nos por palavras chave. Colocar os termos principais do nosso comunicado a bold ou sublinhado torna mais fácil perceber do que se trata sem ter de ler todo o texto.

As citações podem ser usadas no final, devidamente identificadas e

Apresentação

A apresentação do texto e das imagens não se resume ao papel A4. O press release pode ser enviado por fax, e-mail ou mesmo carta. Temos de ter isso em conta, seja pelo tamanho do ficheiro a enviar, ou pelo facto de as fotos se tornarem demasiado escuras quando forem impressas pelo fax.

Feito isto, resta enviar o Press Release à nossa lista de contactos.
Seleccionamos a lista e enviamos por e-mail aos 500 jornalistas que conhecemos? NÃO!
Se calhar dos 500, apenas metade trabalha numa revista ou jornal que siga o tema do comunicado. E talvez apenas 100 esteja a trabalhar numa secção que tenha a ver o assunto.

Ninguém nos impede de enviar o máximo de comunicados possível. No entanto, quando estamos a lidar com um orçamento reduzido, queremos ter o máximo de retorno com o mínimo de custos. Uma das formas de garantir isso é mudar o canal de transmissão consoante o alvo.

Enviamos o press release por e-mail aos jornalistas com menos interesse em pegar na notícia. Desta forma reduzimos a nossa lista e podemos enviar um press mais elaborado aos alvos mais prováveis.

Não se trata de discriminar os jornalistas porque a informação chega a todos. Trata-se de tentar aumentar o retorno do nosso investimento.

Pronto. Feito isto resta esperar que o telefone toque? NÃO!
Só que esse tema fica para outro post.

Uma das funções do relações-públicas é elaborar comunicados de imprensa. O chamado Press Release.

Os jornalistas recebem vários press releases num dia, a maioria acaba no lixo. O relações-públicas tem de saber criar comunicados de imprensa que prendam a atenção do jornalista que os recebe.

Há várias pequenas regras que podemos seguir para que isso seja mais provável. Uma delas é saber ser sintético. Há coisas que o jornalista simplesmente não precisa de saber porque não têm interesse para os leitores.

Idealmente, um comunicado de imprensa deve ser uma página A4. O texto deve ser claro e não pode deixar margem para dúvidas. O conteúdo do texto é que varia consoante os objectivos, o relações-públicas tem de saber o que interessa ao jornalista e ao seu público alvo.

Sabendo isso, o relações-públicas vais esforçar-se ao máximo para que o jornalista não tenha trabalho. Ou que tenha pouco. Vai realizar pesquisa, recolher citações interessantes, acrescentar gráficos representativos e preparar um dossier a ser entregue caso o jornalista peça mais informação.

Um press release publicado na integra pode até ser sinal de mau jornalismo, mas é muito bom para o relações-públicas que o elaborou. No contexto do comunicado de imprensa, ser plagiado é o melhor que pode acontecer a um relações-públicas.