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For the first time, Cape Verde has a college course on Public Relations. And does this have to do with me?

Well, nothing at first. But I was given the opportunity to help the first class of PR students build their blog.

And so it was, it didn’t take me more than a few minutes because I had already documented what I did to build my class’ blog. And this second blog is aimed at being simpler. Without the profile page for each user for example.

This time we are taking a gradual approach because I had a hard time getting my classmates to use our blog proactively. And I think it was mostly because of all the bells and whistles I added to wordpress.

But enough about this. In case you are wondering what I did, I leave you the list of features and how they where implemented:

What do we need?

Wordpress is easy to adapt to our needs. All we need is to give it some thought and try to see obstacles ahead. We can have registered users, but do we need to? Will our users use RSS feed? If not, maybe we should give them the chance to subscribe to a newsletter format of our RSS.

And how will those users interact among themselves and with the website

The Plugins

After considering these questions, my first take of the internal communication blog had two special features. One of them was Subscribe2, a plugin that allows communication to flow according to the categories that interest us the most. The second feature was a tweak of the Author.php page, so it would show user profile s complete with Gravatar.

If you need to control who registers on your blog, I would point you to Bouncer. It will prompt the administrator of the blog to approve every new registration.

And for added security, Role Manager and User Permissions. These two plugins work together to allow content to be more or less private according to user roles. Another essential plugin was Subscribe to Comments. This plugin send an email once there’s a reply to a comment, and I believe it was an essential factor to nourish the conversation. People may forget to check a post for new comments, but they never forget to check their email.

And being a PR class, I knew we would eventually share videos. Enter Viper’s Video Quicktags to make it a single click process. Instead of requesting the embed code, this plugin asks for the video url and fills in the blanks by itself. So, one less thing for users to worry about, and one less headache for the administrator.

Extra bells and whistles

When a group gathers on the same platform there as to be an option to know who’s involved. Wordpress can take care of that thanks to the Author.php template.

I won’t get into the details. Instead here are the changes I made:

(Keep in mind that this was all done on Wordpress 2.3)

Classes.php

Find:

if ( (0 == count($wp_query->posts)) && !is_404() && !is_search() && ( $this->did_permalink || (!empty($_SERVER['QUERY_STRING']) && (false === strpos($_SERVER['REQUEST_URI'], ‘?’))) ) )

Replace with:

if ( (0 == count($wp_query->posts)) && !is_404() && !is_author() && !is_search() && ( $this->did_permalink || (!empty($_SERVER['QUERY_STRING']) && (false === strpos($_SERVER['REQUEST_URI'], ‘?’))) ) ) {

Author-template.php

Find:

if ( $posts == 0 ) {if ( !$hide_empty ) $link = $name;} else {$link = '<a href="' . get_author_posts_url($author->ID, $author->user_nicename) . '" title="' . sprintf(__("Posts by %s"), attribute_escape($author->display_name)) . '">' . $name . '</a>';

Replace with:

if ( $posts == 0 ) { if ( !$hide_empty )

/*$link = $name;*/ $link = '<a href="' . get_author_posts_url($author->ID, $author->user_nicename) . '" title="' . sprintf(__("Posts by %s"), attribute_escape($author->display_name)) . '">' . $name . '</a>';} else {$link = '<a href="' . get_author_posts_url($author->ID, $author->user_nicename) . '" title="' . sprintf(__("Posts by %s"), attribute_escape($author->display_name)) . '">' . $name . '</a>';(Imagino que esta minha alteração no código esteja um bocadinho redundante, mas foi o que me pareceu melhor na altura e funciona.)

Author.php

Information shown about each user. Again, keep in mind this was before wordpress had gravatar support built in.
<h1>About: <?php echo $curauth->display_name; ?></h1>
<img src="http://www.gravatar.com/avatar.php?gravatar_id=<?php echo md5($curauth->user_email); ?>” alt=”Gravatar” style=”border: 5px solid #dfdfdf” /><dl>
<dt>E-mail</dt>
<dd><?php echo $curauth->user_email; ?></dd><dt>AIM / MSN</dt>
<dd><?php echo $curauth->aim;?></dd><dt>Gtalk</dt>
<dd><?php echo $curauth->jabber;?></dd><dt>Website</dt>
<dd><a href="<?php echo $curauth->user_url; ?>"><?php echo $curauth->user_url; ?></a></dd><dt>More profile information</dt>
<dd><?php echo $curauth->user_description; ?></dd>
</dl>

And here it is, my way of building a class blog. The version I used for the Cape Verde PR blog doesn’t have some of the extras and plugins. Instead I focused on “subscribe2″ and “subscribe to comments”. Here, the main goal is to introduce students to bloggging and engage them. In time I guess they will need and want the extras.

If you do happen to make us of this information or just find a different approach, please, let me know. I would love to hear about it.

Por isso toca a mandar currículos!

O nosso cliente, prestigiada e competitiva empresa multinacional da área de serviços, pretende admitir:

Estagiário de Comunicação Interna (refª eci 26/07)

O titular da função será integrado na Direcção de Recursos Humanos e terá como responsabilidades essenciais a concepção e desenvolvimentos de acções criativas para projectos internos, designadamente intranet, newsletters, reuniões e outras iniciativas do género.

PRETENDE-SE que os candidatos possuam licenciatura em Engenharia Multimédia, Publicidade, Comunicação Empresarial, Marketing ou outra adequada, bons conhecimentos de ferramentas informáticas, particularmente ao nível de HTML, conhecimentos de design, comunicação e artes gráficas e domínio do idioma inglês.

Via CargaDeTrabalhos

Isto de andar a dizer que os blogs são óptimas ferramentas de comunicação é muito giro. Mas falar é fácil, montar o esquema é completamente diferente.

No meio académico encontramos blogs usados para comunicação interna com mais frequência. Seja por iniciativa dos professores ou dos alunos. E como já vos disse, estou a tirar um mestrado de Relações Públicas na ESCS. Conseguem imaginar um ambiente melhor para a aplicação de um blog?

E como aqui se tem falado pouco de blogging, vou aproveitar para vos deixar a receita completa.

Levantamento de Necessidades

O primeiro passo é reconhecer as necessidades de comunicação. Vamos precisar de fazer upload de ficheiros? Há algum requisito de segurança? Então vamos precisar de utilizadores registados.

Também é essencial compreender que tipo de conteúdos vamos publicar. Hoje em dia um blog de uma turma contém vídeos, documentos de word, PDFs… Estes conteúdos devem ser divididos consoante a disciplina a que se referem. Também convém que o autor dos mesmos tenha toda a liberdade para os publicar e catalogar editar.

Mas vamos levar a ideia um bocadinho mais longe. neste género de grupos é importante haver troca de contactos entre os elementos. Por isso se calhar faz sentido que cada utilizador registado tenha a sua página de perfil. Completa com foto.

A Plataforma

Nem pensei duas vezes. Adoro o wordpress pela facilidade com que o podemos costumizar e acrescentar funções. Além disso já possui a função de utilizadores registados, protecção de posts com password, categorias de posts e até informação de contacto para os utilizadores registados.

A versão actual do wordpress tem também uma opção para que o blog não seja indexado pelos motores de busca. Isto pode parecer contra-produtivo. Mas não se esqueçam que se trata de um blog interno.

Os Plugins

Lembram-se de eu ter dito que é um blog interno? Então não faz sentido que toda a gente se registe. É aqui que entra o Bouncer. Este plugin deixa que qualquer pessoa se registe, mas um administrador tem de aprovar o utilizador para que ele possa receber a password.

Para segurança acrescida, temos ainda o Role Manager e User Permissions. Em conjunto estes dois plugins dão-nos mais liberdade para definir a segurança dos conteúdos. O role manager serve para mudar o nome dado por defeito aos diferentes niveis de utilizador (subscriber pode passar a aluno, por exemplo) ou para costumizar as permissões de cada nivel de segurança.

O plugin User Permissions deixa-nos definir permissões de leitura para cada página ou post. O único senão é que implica mais um passo no processo de publicação.

Para fidelizar melhor os visitantes do blog podemos usar dois plugins, o Subscribe2 e o Subscribe to Comments. Este último envia um e-mail sempre que há um novo comentário num post em que participámos. O primeiro, Subscribe2, tem a função de uma newsletter que cada utilizador pode costumizar. Assim recebemos um e-mail sempre que houver posts novos nas categorias que nos interessam. Diminuimos a quantidade de informação que chega ao utilizador e garantimos que é do interesse do destinatário.

Para facilitar a publicação de vídeos do YouTube temos o Viper’s Video Quicktags. Este plugin é o equivalente a uma aspirina, evita dores de cabeça. Em vez de fazer copy-paste do código do vídeo, só temos de indicar a morada.

Como bónus, instalei o plugin para implementar o serviço de Gravatar. Não só para mostrar a foto dos utilizadores nos comentários, mas também para ser usada na página de perfil (author.php).

Os Extras

Para mim tem bastante interesse existir um directório com a lista dos utilizadores registados e um link para o respectivo perfil. Onde cada um tem liberdade para partilhar informação sobre si e listar os posts que já colocou no blog.

Fazer isto tornou-se mais fácil do que imaginei porque o wordpress já tem a base necessária. Comecei por criar uma página que mostra todos os utilizadores registados através da função wp_list_authors();

No entanto esta função não mostra utilizadores que ainda não tenham posts. Para isso podemos fazer uma pequena alteração no ficheiro author-template.php. Tanto na função que controla a criação desta lista, como na que gere as páginas de erro e está no ficheiro classes.php (404).

Como esta parte é mais técnica e o post já vai longo, ficam aqui com a síntese das alterações que tive de fazer no código do wordpress.

Classes.php

Procurar a linha:

if ( (0 == count($wp_query->posts)) && !is_404() && !is_search() && ( $this->did_permalink || (!empty($_SERVER['QUERY_STRING']) && (false === strpos($_SERVER['REQUEST_URI'], ‘?’))) ) )

Substituir por:

if ( (0 == count($wp_query->posts)) && !is_404() && !is_author() && !is_search() && ( $this->did_permalink || (!empty($_SERVER['QUERY_STRING']) && (false === strpos($_SERVER['REQUEST_URI'], ‘?’))) ) ) {

Author-template.php

Procurar:

if ( $posts == 0 ) {if ( !$hide_empty ) $link = $name;} else {$link = '<a href="' . get_author_posts_url($author->ID, $author->user_nicename) . '" title="' . sprintf(__("Posts by %s"), attribute_escape($author->display_name)) . '">' . $name . '</a>';

E substituir por:

if ( $posts == 0 ) { if ( !$hide_empty )

/*$link = $name;*/ $link = '<a href="' . get_author_posts_url($author->ID, $author->user_nicename) . '" title="' . sprintf(__("Posts by %s"), attribute_escape($author->display_name)) . '">' . $name . '</a>';} else {$link = '<a href="' . get_author_posts_url($author->ID, $author->user_nicename) . '" title="' . sprintf(__("Posts by %s"), attribute_escape($author->display_name)) . '">' . $name . '</a>';(Imagino que esta minha alteração no código esteja um bocadinho redundante, mas foi o que me pareceu melhor na altura e funciona.)

Author.php

Este ficheiro vai determinar como é mostrada a informação de cada utilizador.
<h1>About: <?php echo $curauth->display_name; ?></h1>
<img src="http://www.gravatar.com/avatar.php?gravatar_id=<?php echo md5($curauth->user_email); ?>” alt=”Gravatar” style=”border: 5px solid #dfdfdf” /><dl>
<dt>E-mail</dt>
<dd><?php echo $curauth->user_email; ?></dd><dt>AIM / MSN</dt>
<dd><?php echo $curauth->aim;?></dd><dt>Gtalk</dt>
<dd><?php echo $curauth->jabber;?></dd><dt>Website</dt>
<dd><a href="<?php echo $curauth->user_url; ?>"><?php echo $curauth->user_url; ?></a></dd><dt>More profile information</dt>
<dd><?php echo $curauth->user_description; ?></dd>
</dl>

E pronto, é tudo. Para sugestões, reclamações ou outro tipo de feedback, a caixa de comentários está sempre disponível. Digam-me fariam de diferente ou o que acham que podia estar melhor.

A comunicação interna é um dos aspectos mais importantes das Relações Públicas. É o que garante que toda a gente trabalha em equipa, num ambiente adequado e com uma visão clara dos objectivos.

Quando é definido um plano de marketing, cabe aos relações públicas transmiti-lo a todo o público interno. Adaptando a mensagem conforme as necessidades de informação e compreensão de cada grupo.

É parte da noção de Marketing Holistico mencionada por Philip Kotler. O marketing holistico vê a empresa como um todo e compreende que todos os departamentos vão ter um papel a cumprir para completar o plano de marketing. Isto remete-nos para a preocupação com o cliente por parte de toda a empresa.

Este género de coordenação de diferentes departamentos só é possível através de várias ferramentas de relações públicas. Todas destinadas a comunicar melhor com o público interno. Podem ser mailling lists, revistas ou rádios internas,  intranets… O número e a forma de usar os diferentes canais de comunicação só está limitado pela imaginação.