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Cristina Marques Fernandes publicou um post no blog Protocolo PT onde dá alguns conselhos sobre a elaboração de um press release.

Achei boa ideia chamar à atenção visto que toca em alguns pontos que não mencionei aqui no blog.

• Como cozinhar um press release
• Introdução aos novos press release

In the past I’ve written about blogger relations offering tips on how marketers or PR professionals ought to present their story ideas to bloggers. Pitching bloggers and print journalists are somewhat similar, but in the end, they can be very different things.
Here are a few “what you should not do” tips based on the 3-5 pitches per day we get at Online Marketing Blog

Em geral, o truque é personalizar a comunicação o melhor possível. A maioria dos bloggers não depende do blog que edita para sobreviver. Acho que em Portugal ainda ninguém chegou a esse ponto. Por isso olham para este tipo de contactos de uma forma diferente dos jornalistas.

O link chegou-me por e-mail graças ao António Dias, do Marketing de Busca.

Hoje vou falar-vos de Merlin Mann e outros bloggers que eu coloco no topo da lista quando penso em influência na blogosfera.

Este Merlin não tem nada a ver com o rei Artur, mas pelo que li na biografia podia ter sido ele a arrancar a espada da pedra. Sempre o vi como simples e sincero, alguém que tinha ganho reputação através dos blogs e foi assim que chegou à fama de hoje.

Tem um blog e participa em programas onde aborda temas como a web 2.0 e a produtividade pessoal. O chamado culto Getting Things Done (GTD) de David Allen. Como resultado, as pessoas identificam-se com ele e atribuem-lhe um papel de autoridade em produtividade pessoal.

Recentemente, ele publicou esta foto.

If you want I can send over my blacklist of PR firm domains that I use to auto-delete messages;

Reparem ainda nos comentários. Um deles vem de uma blogger do website www.lifehacker.com, Gina Trapani. O lifehacker é o quinto nos rankings do technorati e aborda os mesmos temas que Merlin Mann.

Isto para dizer que estes e outros bloggers são inundados com e-mails de firmas de relações públicas. Mas não se tratam de jornalistas, são produtores de conteúdos que se apoiam na comunidade em que estão inseridos para procurar novidades. Também não têm os recursos para lidar com toda a informação que recebem, como acontece nas redacções.

Por isso enviar-lhes um press release por e-mail não vale de nada. Se não for apanhado pelo filtro de spam o destinatário trata de o apagar. E pior, começa a formar-se uma aversão compreensível aos profissionais de relações públicas.

Uma das formas de reagir a isto é repensar todo o modelo de press release. Orientá-lo completamente para as necessidades dos novos media. Outra opção é concentrar os nossos esforços em criar uma relação de confiança antes de sequer tentar enviar um comunicado.

Foi escrito por um relações-públicas estagiário que aspirava a ser o maior assessor de imprensa de sempre. O estagiário estava empolgado por ter enviado o seu primeiro comunicado de imprensa e ficou a aguardar pelos resultados.

Felizmente um dos supervisores estava atento. Chamou-o e explicou-lhe:

“Estás à espera do quê ? O press release não fala e não podemos ficar à espera de saber se sai nas notícias ou não. Em vez disso vamos pelo menos analisar o alcance que ele teve.

Sabes para quem o enviaste ? seleccionaste os “alvos” ? Então agora telefona para os alvos mais relevantes, aqueles jornalistas que costumam ter interesse pelo tema.

Colocaste uma versão online do Press Release ? E como vão as estatísticas, foi visto muitas vezes? Os nossos press releases mais importantes costumam ter direito a websites restritos. Enviamos a morada, um nome de utilizador e password a cada jornalista. Assim podemos saber quantos tiveram interesse pela informação.”

Claro que o  estagiário achou estranho e perguntou se não seria trabalho desperdiçado, principalmente se a notícia não chegasse aos Jornais.

“Nunca é desperdiçado. Ficamos a conhecer os jornalistas a quem enviamos comunicados e vamos aprendendo. Além disso, os assessores devem ser capazes de estabelecer uma relação de parceria com os jornalistas. Este tipo de informação pode ajudar a que isso aconteça.”

Ingredientes:

• Pesquisa bem feita dentro e fora da empresa
• Visão clara do que interessa ao jornalista
• Lista de contactos relevante

Utensilios necessários

• Folha de papel A4
• Fotografias e outros elementos de imagem como gráficos e cronogramas (opcional)
• Citações relevantes (opcional)

Modo de preparação

O nosso press release deverá ser apresentado na folha A4, mas temos de evitar carregá-la de texto e imagens.
É mais importante que a mensagem passe e o jornalista se interesse do que a quantidade de informação disponibilizada.

O primeiro passo é reunir o resultado da Pesquisa. Esta Pesquisa deve ser cultivada diariamente, não basta realizá-la quando é altura de enviar um comunicado de imprensa.

Em altura de crise temos menos tempo para cozinhar o press release e a pesquisa é sem dúvida o processo mais demorado. Se o nosso press release seguir um template, melhor. Os templates garantem que o comunicado será identificado por quem já os recebeu antes e geralmente facilitam a leitura.

Tendo todos os ingredientes à mão, vamos dispor a informação em parágrafos claros. Uma sugestão para tornar o texto mais legível é recorrer a subtitulos e colocar legendas nas imagens que forem usadas.

A web 2.0 ensinou-nos que a organização não precisa de ser hierárquica. Podemos organizar-nos por palavras chave. Colocar os termos principais do nosso comunicado a bold ou sublinhado torna mais fácil perceber do que se trata sem ter de ler todo o texto.

As citações podem ser usadas no final, devidamente identificadas e

Apresentação

A apresentação do texto e das imagens não se resume ao papel A4. O press release pode ser enviado por fax, e-mail ou mesmo carta. Temos de ter isso em conta, seja pelo tamanho do ficheiro a enviar, ou pelo facto de as fotos se tornarem demasiado escuras quando forem impressas pelo fax.

Feito isto, resta enviar o Press Release à nossa lista de contactos.
Seleccionamos a lista e enviamos por e-mail aos 500 jornalistas que conhecemos? NÃO!
Se calhar dos 500, apenas metade trabalha numa revista ou jornal que siga o tema do comunicado. E talvez apenas 100 esteja a trabalhar numa secção que tenha a ver o assunto.

Ninguém nos impede de enviar o máximo de comunicados possível. No entanto, quando estamos a lidar com um orçamento reduzido, queremos ter o máximo de retorno com o mínimo de custos. Uma das formas de garantir isso é mudar o canal de transmissão consoante o alvo.

Enviamos o press release por e-mail aos jornalistas com menos interesse em pegar na notícia. Desta forma reduzimos a nossa lista e podemos enviar um press mais elaborado aos alvos mais prováveis.

Não se trata de discriminar os jornalistas porque a informação chega a todos. Trata-se de tentar aumentar o retorno do nosso investimento.

Pronto. Feito isto resta esperar que o telefone toque? NÃO!
Só que esse tema fica para outro post.

Uma das funções do relações-públicas é elaborar comunicados de imprensa. O chamado Press Release.

Os jornalistas recebem vários press releases num dia, a maioria acaba no lixo. O relações-públicas tem de saber criar comunicados de imprensa que prendam a atenção do jornalista que os recebe.

Há várias pequenas regras que podemos seguir para que isso seja mais provável. Uma delas é saber ser sintético. Há coisas que o jornalista simplesmente não precisa de saber porque não têm interesse para os leitores.

Idealmente, um comunicado de imprensa deve ser uma página A4. O texto deve ser claro e não pode deixar margem para dúvidas. O conteúdo do texto é que varia consoante os objectivos, o relações-públicas tem de saber o que interessa ao jornalista e ao seu público alvo.

Sabendo isso, o relações-públicas vais esforçar-se ao máximo para que o jornalista não tenha trabalho. Ou que tenha pouco. Vai realizar pesquisa, recolher citações interessantes, acrescentar gráficos representativos e preparar um dossier a ser entregue caso o jornalista peça mais informação.

Um press release publicado na integra pode até ser sinal de mau jornalismo, mas é muito bom para o relações-públicas que o elaborou. No contexto do comunicado de imprensa, ser plagiado é o melhor que pode acontecer a um relações-públicas.